5 tips om ook op afstand een écht team te blijven

Het vele thuiswerken brengt voor iedereen de nodige uitdagingen met zich mee. Met als grootste uitdaging, het teamgevoel ook op afstand na al die maanden hoog te houden. Behalve productief bezig zijn, willen we over het algemeen allemaal graag gewaardeerd worden en ergens bij horen. Respect, uitdaging en sociale interactie zijn de bouwstenen van een team van productieve medewerkers. Maar hoe borgen we dat op afstand?

1. Maak duidelijke werkafspraken

Om ook thuis de juiste dingen op de juiste manier te doen, is allereerst duidelijkheid nodig. Maak processen vanaf het begin voor iedereen duidelijk door ze te bespreken en op papier te zetten. Spreek af welke (dagelijks) terugkerende virtuele meetings er zijn en wie deze moet bijwonen. Spreek samen af op welke manier er daarnaast nog met elkaar gecommuniceerd wordt. Een teveel aan kanalen kan voor teveel afleiding zorgen, waardoor de tijdwinst die het thuiswerken ons oplevert, weer teniet wordt gedaan.

2. Zorg voor vertrouwen en erkenning

De menselijke behoefte aan vertrouwen en erkenning speelt op afstand zo mogelijk een nog grotere rol. Waar je in de normale kantoorsituatie even snel ‘klankbordt’ met je collega of manager, is dat op afstand lastiger. Zorg met elkaar voor een cultuur waarin medewerkers niet het gevoel hebben aan te moeten tonen hoe hard ze aan het werk zijn en waarin managers niet gaan micromanagen om dit te controleren. Maak vooraf de verwachtingen duidelijk, stel concrete doelen en deadlines en maak afspraken over hoe en wanneer je elkaar van feedback voorziet.

3. Creëer ruimte voor sociaal contact

Sociaal contact met je collega’s is altijd belangrijk! Het praatje bij de koffieautomaat, even bij elkaar langslopen en samen lunchen is nu niet mogelijk. Maar toch zo belangrijk voor de onderlinge band, die ook doorwerkt in de samenwerking. Zoek elkaar daarom af en toe ‘virtueel’ op, ook als je niets werk-gerelateerds hoeft te bespreken. Of wanneer je bij elkaar in de buurt woont; plan bijvoorbeeld eens een één op één wandel-lunch om bij te praten.

4. Maak plezier

De online games schieten als paddenstoelen uit de grond. Logisch, want samen een spel spelen versterkt het teamgevoel! Daarnaast geeft zo’n game het team nieuwe energie en verhoogt het de productiviteit voor de rest van de dag. Denk bijvoorbeeld aan een virtuele (pub)quiz, escape room, maar bijvoorbeeld ook aan de app Ommetje. Met deze app, ontwikkeld door hoogleraar neuropsychologie Erik Scherder, kun je samen met je collega’s een wandelcompetitie starten of de uitdaging aangaan tegen de rest van Nederland. Een dagelijkse wandeling is bovendien goed voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid en verbetert de creativiteit!

5. Voor managers; zorg voor steun en geef het goede voorbeeld

De eerste signalen van medewerkers met burn-outs door het thuiswerken beginnen binnen te druppelen. Realiseer je dat het voor de één moeilijker is dan voor de ander om op afstand te werken. Verdiep je, door regelmatig een 1 op 1 gesprek met je medewerkers te voeren, in hun situatie en bied daarin steun waar nodig. Geef zelf ook het goede voorbeeld; houd je aan de gemaakte afspraken, zorg voor duidelijkheid en betrek je teamleden bij wat er speelt in het bedrijf. En niet te vergeten; zorg ook goed voor jezelf, je gezondheid en je eigen werkgeluk!

Op de Dag van de Ondernemer vonden wij het wel toepasselijk om onze directeur Danielle Spanjers eens aan de tand te voelen. Zij timmert met haar ResidentieProfs sinds 2012 aan de weg binnen de juridische advies- en interimwereld. Met ResidentieProfs groeit ze sinds het bestaan elk jaar in omzet, medewerkers en nieuwe klanten. Reden te meer om juist met Danielle op de Dag van de Ondernemer te spreken over het ondernemerschap

Allereerst; wat doet ResidentieProfs eigenlijk?

Bij ResidentieProfs kun je terecht voor al je juridische vragen. Mocht je behoefte hebben aan tijdelijke inhuur, extra handjes of een lastige casus waar je vaste medewerkers niet aan toe komen, dan kun je een van onze consultants inhuren op interim basis. Je kunt ons tevens inschakelen voor de werving van een extra vaste jurist. Wij begeleiden je daarbij in het gehele proces. Wij hebben hierbij een snelle doorlooptijd doordat wij een uniek netwerk van juristen en advocaten hebben. Maatwerk en persoonlijke aandacht is waar het bij ResidentieProfs om draait. Aan de aanname van de juristen en ons kantoorpersoneel besteden we veel tijd. Best tijdrovend, maar zo belangrijk. Wij bieden maatwerk in bemiddeling dus de samenstelling van zowel mijn kantoorteam als ons juristenteam heeft met finesse te maken. Datzelfde geldt voor onze klanten. Er moet een klik zijn. Onze kleine klanten zijn ons daarbij net zo dierbaar als de grote opdrachtgevers.

Waarom toch dat ondernemerschap?

Als kind had ik al het idee ooit ondernemer te zijn, al ging mijn fantasie toen vooral richting een leuke lunchroom met broodjes en soep. Overigens lijkt me dat nog steeds leuk, dus zeg nooit nooit! Al ben ik nu heel blij dat ik nu geen horeca ondernemer ben. Wat een ellende deze coronacrisis voor al deze hardwerkende ondernemers. Ondernemen is keihard werken, in wat voor branche je ook zit. Gelukkig heb ik met ResidentieProfs het geluk in een branche te zitten die nauwelijks geraakt is door Corona, maar maakt mij dat een betere ondernemer? Nee, natuurlijk niet.

Ik zie mijn werk niet als werk maar als passie. Die passie is er niet alleen van maandag tot vrijdag en van negen tot vijf. Ondernemen is een manier van leven. Structuur is daarin het sleutelwoord. Hard werken en focus. Als ondernemer kan alleen jij de grens bepalen.

ResidentieProfs zit in Den Haag, is dat bewust?

Ik groeide op in Den Haag maar had nooit gedacht er te blijven. Toch zou ik inmiddels niet meer anders willen. Den Haag heeft een goed ondernemersklimaat. Daarnaast biedt de stad de persoonlijke activiteiten waar ik heel blij van kan worden en waar ik mijn ontspanning in kan vinden: Hardlopen door de duinen, een hertje tegenkomen, struinen door de stad en uitwaaien op het strand. Heimwee tijdens vakanties heb ik nooit, maar als ik te lang weg ben merk ik wel dat ik de zilte zeelucht mis. Hoewel, de laatste vakantie is inmiddels alweer een hele poos geleden helaas.

Alles op z’n plek

Op m’n 20ste begon ik met een afstudeeropdracht bij een ministerie. Na mijn afstuderen mocht ik blijven in een beleidsjuridische functie. Vierenhalf jaar heb ik als ambtenaar bij de rijksoverheid gewerkt. Een goede basis voor mij maar daarna voelde ik wel de drang mijn vleugels uit te slaan. Via de consultancy kwam ik uiteindelijk in de detacheringsbranche terecht. Eerst als jurist en later in de sales. Toen viel alles wel op z’n plek. Mensen blij maken met een nieuwe baan of opdracht is toch wel het leukste wat er is. En dat is wat ik nu in 2020 met ResidentieProfs nog steeds doe. Ik ben trots op mijn medewerkers op kantoor en onze juristen die bewust de keuze maken om samen met mij van ResidentieProfs een nog groter succes te maken. Op een dag als deze sta ik daar graag eens extra bij stil.

En nu?

Als ondernemer heb je altijd genoeg te doen. Ik hoop dat we in 2021 toch snel weer naar een fijnere manier van werken gaan. Ik ben al die videocalls wel echt zat. Het is heel fijn dat de mogelijkheid er is om Webex, Teams, Starleaf en wat al niet meer voor systemen te gebruiken om in te bellen. Maar de dynamiek is wel erg platgeslagen. De non-verbale en verbale communicatie en interactie tussen collega’s is wel heel anders met een beeldscherm ertussen. Het bruist in mijn hoofd van alle leuke nieuwe plannen en initiatieven voor ResidentieProfs. Daar hoort ook een nieuwe website bij, waar hard aan wordt gewerkt. En verder gaan we onze succesformule volgend jaar ook uitrollen over een ander vakgebied. Ik verheug me er nu al op.

Sophie van Ruijven

HR assistent/stagiaire van ResidentieProfs

6 Tips voor productief en positief thuiswerken

Thuiswerken, we ontkomen er anno 2020 niet meer aan! En waar de voordelen zoals het ongestoord en geconcentreerd doorwerken, weinig tot geen reistijden en de betere ‘work/life balance’ ons vooral in het begin goed bevielen, zo krijgen we naarmate de tijd vordert ook te maken met de nadelen van dagelijks thuiswerken. Wij geven je graag een paar tips om deze periode zo productief en positief mogelijk door te komen!

1. Zorg voor routine en structuur

Deel je werkdag in zoals je normaal gesproken doet. Zet een wekker, sta op en volg je dagelijkse routine. Juist in deze tijd is routine en structuur extra belangrijk om je balans tussen privé en werk te waarborgen. Begin en eindig je dag op je normale werktijden en weersta de verleiding om ’s avonds nog even achter je laptop te kruipen.

2. Werk in blokken

Plan blokken van 1 of 2 uur in, waarin je focust op je werkzaamheden. Neem tussen deze blokken een korte pauze. Zo behoud je je concentratie het beste. Het is namelijk onmogelijk om je 8 uur lang achter elkaar te concentreren. De hele dag doorgaan zonder korte pauzes zal de kwaliteit van je werk niet ten goede komen.

3. Daag jezelf uit

Welke taken wil je vandaag echt oppakken? Schrijf ze op en probeer je te houden aan je to-do lijst zodat je aan het eind van de dag met een voldaan gevoel je pc afsluit. Houd er rekening mee dat je energie en concentratie in de ochtend vaak het hoogst zijn, dus plan die lastige klussen in de ochtend. Blijf bij in je vakgebied door af en toe een webinar te volgen en in contact te zijn met vakgenoten, hiermee houd je jezelf scherp en blijf je de mooie kanten van jouw vakgebied zien.

4. Neem een echte middagpauze

Thuiswerken maakt ons veel inactiever; we zitten gemiddeld nog meer uren dan normaal achter ons bureau. Dus ga lekker wandelen in je lunchpauze. Dit geeft je energie en is goed voor je lichaam. Je zult merken dat je veel fijner werkt en productiever bent na een gezonde lunch en een portie beweging en frisse lucht. Zo’n wandeling is trouwens ook fijn om de werkdag mee af te sluiten en je hoofd leeg te maken, iets waar je misschien normaal gesproken de autorit naar huis voor gebruikte.

5. Houd contact met je collega’s en leidinggevende

In deze tijd ligt het (fysieke) sociale contact voor velen van ons op een laag pitje. Dat terwijl sociaal contact een grote menselijke behoefte is. Het is dus goed om regelmatig bij te praten met je collega’s en leidinggevende, bij voorkeur met beeld! Maak goede afspraken over de manier van communiceren. Denk bijvoorbeeld aan elke ochtend een ‘virtuele kick-off’, of plan eens een 1 op 1 wandelsessie tijdens de lunch. Zo blijven jullie in contact en houd je het teamgevoel in stand.

6. Creëer een prettige werkplek voor jezelf

Maak een plek waar je rustig werkt. Een plek waar je écht niks anders doet dan werken. Dat onderscheid geeft rust en zorgt dat je makkelijker kan stoppen met je werk. Het creëren van een prettige, opgeruimde thuiswerkplek thuis is essentieel om je werk optimaal te kunnen doen. Denk daarbij ook aan een goede ergonomische werkplek; een bureau met bureaustoel, laptopstandaard en los toetsenbord komen je houding ten goede en voorkomen nek- en rugklachten.

8 Tips voor een succesvol online sollicitatiegesprek

Spannend, je bent uitgenodigd voor een gesprek voor de baan of opdracht waarop je gesolliciteerd hebt! Waar normaal gesproken je voorbereiding bestond uit het uitkiezen van een zakelijke outfit, de route vooraf bekijken, een notitieblok en pen mee en op tijd van huis vertrekken, moeten we ons tegenwoordig voorbereiden op een online sollicitatiegesprek. En dat vergt toch nèt even een andere aanpak. Wij geven je graag een paar tips gebaseerd op onze eigen ervaringen, om jouw online sollicitatiegesprek tot een professioneel succes te maken!

1. Kies de juiste omgeving

Het is belangrijk om het gesprek te voeren in een omgeving die voor jou prettig aanvoelt. Kies een rustige plek met weinig achtergrondgeluiden, waar je niet gestoord wordt door anderen en het liefst met een neutrale achtergrond. Mocht je die niet hebben in jouw persoonlijke omgeving; in de meeste video meeting apps kun je de achtergrond ‘blurren’ of kiezen voor een standaard achtergrond. Kijk ook hoe het licht valt; is je gezicht duidelijk te zien, niet overbelicht of juist teveel in de schaduw?

2. Test je apparatuur

Over het algemeen bepaalt de opdrachtgever met welke video tool het gesprek gevoerd wordt. Zorg dat dit tijdig op je laptop of pc geïnstalleerd is en check de werking ervan. Oefen het liefst ook even met een bekende voorafgaand aan het gesprek. Staan je camera en geluid aan? Zorg voor een opgeladen apparaat en check de internetverbinding. Gebruik je oortjes? Check dan ook de werking daarvan. En zit je niet te dicht bij de camera of juist te ver weg? Zorg dat je ruim van te voren alles opgestart hebt.

3. Zorg voor een professionele online presentatie

Je online presentatie voordat het gesprek begint, is het eerste wat jouw gesprekspartner van je ziet. Zorg daarom voor een professionele profielfoto en gebruikersnaam in de video tool en een professioneel email adres waarnaar de uitnodiging verstuurd wordt.

4. Denk na over je presentatie

Een online gesprek is vaak veel statischer dan een face to face sollicitatiegesprek. Het is belangrijk om je houding in de gaten te houden; zorg dat je rechtop zit en maak regelmatig oogcontact met je gesprekspartner. Dit doe je door even in de camera te kijken in plaats van naar je beeldscherm (wat je van nature doet omdat je daar je gesprekspartner ziet). Kies je kleding met zorg, niet alleen voor je bovenste helft, maar ook voor de onderste, ook al ben je maar half in beeld (je zult halverwege het gesprek bijvoorbeeld ineens op moeten staan om iets te pakken). Let er ook op dat je geen wit overhemd draagt bij een witte achtergrond.

5. Voorkom afleiding

Zet de meldingen van programma’s en/of apps uit en zet je mobiel op stil. Zo voorkom je dat jullie worden gestoord.

6. Leg een notitieblok en pen klaar

Wanneer je aantekeningen wilt maken tijdens het gesprek, beperk je dan tot wat steekwoorden zodat je niet het halve gesprek gebogen zit te schrijven. Noteer je aantekeningen in een klaarliggend notitieblok. Mee-typen tijdens het gesprek kan storend zijn; het geluid van je toetsenbord is aan de ‘andere kant’ goed te horen.

7. Zorg voor tweerichtingsverkeer

Je gesprekspartner zal jou veel vragen stellen, maar natuurlijk wil je zelf ook een goed beeld krijgen van de functie, het kantoor en je nieuwe collega’s. Bij een fysiek gesprek krijg je veel sneller een indruk van dit soort zaken. Dat is bij een online sollicitatiegesprek lastiger. Daarom is het éxtra belangrijk om vragen te stellen. Houd het spontaan en creëer daarin ruimte voor een dialoog. Wees je ervan bewust dat het tijdens een videogesprek vaak voorkomt dat je door elkaar heen praat; laat dus af en toe een stilte vallen en toets daarmee of de ander nog iets wil toevoegen of vragen. Wanneer aan het einde van het gesprek nog ruimte geboden wordt voor vragen, beperk jezelf dan tot 1 goede laatste vraag en werk niet nog een heel lijstje af. Dit kan irritatie opwekken wanneer je gesprekspartner het gesprek wil beëindigen.

8. Sluit netjes af

Op veel punten is een online sollicitatiegesprek hetzelfde als een ‘normaal’ sollicitatiegesprek. Ook dit gesprek sluit je netjes af. Informeer naar de vervolgstappen, bedank voor het gesprek en zeg gedag. Normaal gesproken schud je de hand van je gesprekspartner. Dat is online natuurlijk niet mogelijk. Zwaaien is wellicht iets te informeel, dus pas je daarin aan aan je gesprekspartner. En tot slot; check goed of je de verbinding hebt verbroken.

We hopen je met deze tips wat handvatten gegeven te hebben voor succesvolle online sollicitatiegesprekken. Boven alles geldt natuurlijk; wees jezelf tijdens het gesprek en ontspan je. Dan komen vaak de mooiste gesprekken tot stand. Succes!

The DO's and the DON'ts voor cv's en motivaties

Wist je dat uit onderzoek is gebleken dat een recruiter in slechts 30 seconden een cv scant en op basis daarvan bepaalt of een kandidaat op de stapel geschikt of ongeschikt terecht komt? Hoe kun jij er nu voor zorgen dat jouw cv deze quick scan doorstaat en uiteindelijk helemaal gelezen wordt en leidt tot een uitnodiging voor een gesprek?

Als recruiters krijgen wij vaak vragen als ‘Wat is nu eigenlijk een goed cv?’, ‘Hoeveel pagina’s is het ideale cv?’ en ‘Hoe valt mijn cv op tussen al die andere cv’s op de stapel?’. Ook het schrijven van een goede motivatie roept vaak vragen op; ‘Hoe lang moet deze zijn?’ en ‘Wat schrijf ik hier allemaal in en wat niet?’.

Wij proberen hier natuurlijk altijd zo goed mogelijk over mee te denken. De waarheid is, dat het ideale cv en de perfecte motivatie eigenlijk niet bestaan. Zoveel mensen, zoveel meningen! En ook het type organisatie en de functie waarnaar je solliciteert zijn hierop van invloed. Maar als recruiter zien wij natuurlijk meer cv’s en motivaties dan de gemiddelde persoon, dus we kunnen je er zeker een aantal  do’s en don’ts voor meegeven. We hopen dat je hier je voordeel mee kunt doen! Hier komen ze:

Het ideale cv

• ..is overzichtelijk en rustig qua lay out. Daarmee bedoelen we het gebruik van een eenduidig lettertype, een structuur met duidelijke kopjes en bij voorkeur gebruik van bullet points bij opsommingen om lange stukken tekst te voorkomen. Op internet zijn hiervoor verschillende cv templates te vinden.
• ..bevat naast de opleidingen en werkervaring ook altijd een stukje persoonlijk profiel waarin jouw unieke eigenschappen, kwaliteiten, ambitie en manier van werken tot uiting komen
• ..is niet te lang, maar zeker ook niet te kort. De zogenaamde onepager is eigenlijk altijd te summier om een goed beeld te krijgen, maar een cv van 8 pagina’s daarentegen wordt niet gelezen. Probeer dus uit te komen op een cv van 2 tot (max!) 5 pagina’s, afhankelijk van de ervaring die je meebrengt.
• ..is altijd specifiek geschreven voor de functie waarop je solliciteert. Benadruk de recente, relevante werkervaring die gevraagd wordt in de vacature. Een recruiter scant jouw cv op deze ervaring en moet die dus binnen die 30 seconden gevonden hebben.
• ..is last but not least, vrij van spel- en typfouten! Ben je niet zeker van je eigen taalvaardigheid, laat er dan eerst nog iemand anders naar kijken en maak altijd gebruik van de spellingcontrole.

De pakkende motivatie

• ..is bedoeld om de lezer ervan te overtuigen dat jij de ideale kandidaat bent voor de vacature.
• ..laat zien dat je je hebt verdiept in de organisatie en de vacature.
• ..vertelt de lezer wat jij aan ervaring en vaardigheden meebrengt om perfect invulling aan deze baan of opdracht te kunnen geven. Noem hiervoor concrete voorbeelden (zonder daarbij je halve cv te citeren) en laat iets van jouw persoonlijkheid zien; wat zijn jouw kwaliteiten en ambitie?
• ..is wederom niet te lang (ook hier geldt dat de volledige motivatie vaak pas gelezen wordt als er snel herkenbare en relevante informatie gevonden wordt door de recruiter) maar ook niet te kort; houd als vuistregel 200 woorden aan.